|
Omzet per evenement inzichtelijk maken: zo krijgt je poppodium grip op de cijfers
Een uitverkochte zaal is mooi. Maar hoeveel heeft die avond daadwerkelijk opgeleverd? Voor een poppodium, theater of cultuurorganisatie vertelt het aantal verkochte tickets maar een deel van het verhaal. De ene avond bestellen bezoekers massaal drankjes aan de bar. Bij een andere voorstelling komt het publiek vlak voor aanvang binnen en vertrekt het direct na afloop. Ook VIP-arrangementen, backstageverkoop en pauzes kunnen grote invloed hebben op de omzet. Wie alleen naar de totale week- of maandomzet kijkt, mist daardoor waardevolle informatie. Met een kassasysteem waarin verkopen aan het juiste evenement worden gekoppeld, kun je veel nauwkeuriger zien waar je omzet daadwerkelijk ontstaat. |
|
Een volle zaal is niet automatisch je beste avond
Stel dat je deze week drie evenementen organiseert.
Vrijdag staat er een populaire band. Zaterdag is er een danceavond en zondagmiddag een familievoorstelling. Alle drie trekken veel bezoekers, maar het koopgedrag is totaal verschillend.
Bij de band bestellen bezoekers misschien vooral bier voor en na het optreden. Tijdens de danceavond ligt het aantal transacties per bezoeker veel hoger. Op zondag verkoop je juist koffie, frisdrank en snacks aan gezinnen. Als al die transacties uiteindelijk op één grote hoop terechtkomen, weet je wel wat de totale horecaomzet was, maar niet welk evenement die omzet heeft veroorzaakt.
En juist dat inzicht helpt bij het organiseren van de volgende avond.
Koppel je kassaomzet aan het evenement
MplusKASSA kan voor poppodia worden ingericht rond verschillende evenementen. STN beschrijft bijvoorbeeld dat de kassaschermindeling kan worden aangepast aan het programma: overdag een kindervoorstelling met frisdrank en 's avonds een rockconcert met een ander assortiment.
Dat is praktisch voor medewerkers, maar de echte kracht ontstaat wanneer je ook de verkoopregistratie per evenement organiseert.
Je kunt vervolgens veel gerichter analyseren:
- hoeveel horecaomzet een evenement genereert;
- welke artikelen het beste verkopen;
- op welke momenten de meeste transacties plaatsvinden;
- welke bar of verkooppunt de meeste omzet draait;
- hoeveel omzet gemiddeld per bezoeker wordt gerealiseerd.
Van omzet naar omzet per bezoeker
De totale omzet zegt namelijk niet alles.
Een concert met 1.000 bezoekers en €12.000 horecaomzet lijkt op het eerste gezicht interessanter dan een voorstelling met 500 bezoekers en €8.000 horecaomzet.
Maar per bezoeker ziet het beeld er anders uit. Bij het eerste evenement is de horecaomzet €12 per bezoeker. Bij het tweede is dat €16.
Dat roept interessante vragen op.
Waarom besteedt het publiek bij de tweede voorstelling meer? Is de pauze langer? Zijn er meer bestelpunten beschikbaar? Is het assortiment anders? Wordt er meer eten verkocht? Of blijft het publiek na afloop langer hangen?
Door evenementen op deze manier te vergelijken, kun je veel gerichter zoeken naar verbeteringen.
Zie wanneer de drukte ontstaat
Niet alleen wat bezoekers kopen is interessant, maar ook wanneer.
Bij sommige concerten ligt de grootste piek in het halfuur voor aanvang. Bij andere evenementen ontstaat de drukte juist direct na afloop.
Dat heeft gevolgen voor je personeelsplanning.
Als je uit je transactiedata weet wanneer de omzetpieken plaatsvinden, kun je medewerkers inzetten wanneer ze daadwerkelijk nodig zijn. Dat kan helpen om lange rijen te voorkomen zonder de volledige avond extra personeel in te plannen.
Voor grotere organisaties kan MplusKASSA bovendien gekoppeld worden aan personeelsplanningssoftware. STN biedt bijvoorbeeld een koppeling met Shiftbase waarbij omzetgegevens en kloktijden worden uitgewisseld, zodat ondernemers omzet en personeelsinzet beter naast elkaar kunnen leggen.
Eén evenement, meerdere verkoopkanalen
Een modern poppodium verkoopt allang niet meer alleen vanaf één vaste bar. Denk aan mobiele verkooppunten, handhelds, VIP-ruimtes, QR-bestellen en bestelzuilen. MplusKASSA ondersteunt voor poppodia onder andere kassa's, QR-bestellen, kiosken en handhelds. In VIP-boxen kan bijvoorbeeld via QR worden besteld, terwijl een bestelzuil backstage bezoekers of medewerkers zelfstandig laat bestellen.
Het belangrijke voordeel is dat deze verkoopkanalen niet als losse eilandjes hoeven te functioneren. Wanneer de transacties samenkomen binnen dezelfde omgeving, krijg je een completer beeld van de omzet rondom het evenement. Vergeet backstage en VIP nietJuist de kleinere verkoopstromen zijn interessant om mee te nemen. Hoeveel wordt er bijvoorbeeld besteld vanuit VIP-boxen? Wat wordt backstage verbruikt? Welke arrangementen leveren extra omzet op?
STN beschrijft op de poppodiumpagina hoe VIP-bestellingen via de QR-bestelapp kunnen verlopen en vervolgens op keukenschermen terechtkomen. Ook backstage kan een bestelzuil worden ingezet voor service zonder dat daar continu een medewerker hoeft te staan.
Daardoor kun je niet alleen omzet registreren, maar tegelijkertijd processen automatiseren.
Dat is interessant wanneer je tijdens evenementen met een beperkte personeelsbezetting zoveel mogelijk verkooppunten beschikbaar wilt houden.
Gebruik je cijfers voor de volgende programmering
De echte waarde ontstaat natuurlijk ná het evenement.
Wanneer je meerdere avonden naast elkaar zet, ga je patronen herkennen.
Misschien blijkt een bepaald muziekgenre een opvallend hoge drankomzet per bezoeker te hebben. Misschien verkoopt eten vooral goed bij evenementen die vroeg beginnen. Of misschien blijkt een extra verkooppunt tijdens een pauze zoveel transacties te verwerken dat je het voortaan standaard wilt inzetten.
Die informatie kun je gebruiken voor beslissingen over assortiment, voorraad, bezetting en inrichting.
Ook voorraadbeheer speelt daarbij een rol. MplusKASSA kan bij poppodia voorraad bijvoorbeeld in liters registreren en gebruiken voor bestelvoorstellen. Dat is praktisch voor producten zoals bier en sterke drank, waarbij verkoophoeveelheid en inkoopverpakking niet hetzelfde hoeven te zijn.
Zo helpt historische verkoopinformatie ook om de volgende evenementavond beter voor te bereiden.
Praktijkvoorbeeld: Patronaat
Dat dit geen theoretische toepassing is, blijkt uit onze klant het Patronaat.
Het Haarlemse poppodium werkt met vijftien kassapunten met gekoppelde pinapparaten. Er is daarnaast een koppeling met evenementensoftware Yesplan. Via de evenementenmodule wordt de omzet per evenement geregistreerd, zodat de administratie inzicht krijgt in de resultaten per programmaonderdeel.
Dat laat precies zien waarom een kassasysteem in deze branche verder gaat dan snel een drankje afrekenen. Het verbindt de dagelijkse operatie met de informatie waarop je later kunt sturen.
Van bezoekersaantal naar echte evenementprestatie
Ticketverkoop vertelt je hoeveel mensen er binnenkomen. Je kassadata vertelt je wat er daarna gebeurt.
Door omzet per evenement te registreren, krijg je een veel scherper beeld van de commerciële prestaties van je programmering. Combineer dat met verkoopmomenten, assortiment, voorraad en personeelsinzet en je kunt evenementen steeds slimmer organiseren.
MplusKASSA kan daarbij meegroeien van een paar kassapunten naar een bredere omgeving met handhelds, QR-bestellen, kiosken, keukenmanagement, voorraadbeheer en externe koppelingen. Ook zijn er meer dan 150 beschikbare koppelingen.
Zo ontstaat één centrale basis voor de verkoop rondom ieder evenement
